Kurang lebih 9 (sembilan) tahun lalu, saya adalah seorang sarjana yang baru saja lulus (fresh graduate) dan mulai memasuki dunia kerja dan profesi. Sebagai orang yang berlatar belakang pendidikan akuntansi dengan konsentrasi pada sistem informasi – maka sudah barang tentu saya adalah seorang penganjur dan juru kampanye bagi sistem informasi – khususnya bagi organisasi dan institusi baik bisnis maupun sosial. Dan tentu saja, pada akhirnya saya juga menjadi salah satu dari sekian banyak orang yang kecewa serta sakit hati (kalau bahasa sekarang mungkin disebut barisan sakit hati) sebagai akibat dari kenyataan yang sangat jauh dari kondisi ideal seperti yang selama ini dipelajari dibangku kuliah serta diidam-idamkan dalam benak dan pikiran sebelum lulus dan terjun ke dunia nyata.

Pada kenyataannya memang masih sangat jarang organisasi baik bisnis maupun sosial yang memiliki sistem informasi seperti yang saya – dan mungkin rekan lain khususnya sarjana akuntansi dan sistem atau manajamen informasi – bayangkan mirip dengan apa yang telah kami pelajari semasa perkuliahan. Memang pada saat yang sama, sudah ada banyak organisasi bisnis dan sosial yang telah menerapkan sistem informasi yang bagus – khususnya organisasi atau institusi besar. Pada saat itu saya adalah orang yang sangat getol memperjuangkan diterapkannya sistem informasi manajemen (termasuk didalamnya sistem akuntansi) khususnya di lembaga tempat saya bekerja. Tetapi apa yang saya lakukan seperti membentur dinding tebal status quo umum yang menganggap bahwa penerapan sistem itu merepotkan, menambah biaya alias pemborosan, pembunuh kreativitas dan sederet argumentasi yang sering terdengar pada saat itu.

Bahkan saya pernah mendapatkan komentar pesimis dari dosen pengajar sistem saya sekaligus mantan atasan saya di Kantor Akuntan Publik (KAP) tempat dulu saya menimba pengalaman untuk pertama kali menapaki dunia yang sebenarnya ini. Ketika itu saya menyatakan ingin membuat sebuah bisnis jasa pengembangan sistem informasi – justru beliau malah menyarankan untuk memilih bidang lain yang dianggap lebih prospektif. Tentu saja saya kecewa, tapi itu belum menghentikan niat saya untuk terus memperjuangkan idealisme saya tersebut.

Sebenarnya bukan tanpa alasan jika saya ngotot untuk mengkampanyekan perlunya sistem kerja atau cara kerja secara sistematik. Saya adalah anak seorang pedagang di kampung – yang pada jamannya adalah pedagang sukses dengan toko yang cukup besar dan dagangan yang lengkap. Memang ada sebuah rumus dasar dalam berbisnis khususnya membuka toko di kampung, yaitu semakin lengkap barang dagangan yang dijual maka akan semakin maju dan besar serta meningkat omset sebuah usaha. Hal ini disebabkan kecenderungan orang kampung yang menginginkan satu tempat belanja untuk semua kebutuhan – disamping juga karena masih sangat sedikitnya pesaing dalam bisnis yang sama. Sebenarnya hal ini juga yang terjadi di perkotaan pada tahun 80 dan 90-an sehingga lahirlah konsep TOSERBA (Toko Serba Ada).

Ketika itu, saya yang masih duduk dibangku kelas satu Sekolah Menengah Pertama (SMP) dan sebenarnya sudah sejak Sekolah Dasar (SD) saya terbiasa membantu orang tua berjualan alias menjaga toko. Salah satu keluhan yang paling saya rasakan adalah kesulitan untuk menghafal harga barang-barang dagangan yang ada karena saking banyaknya dengan penataan yang lebih mirip gudang ketimbang sebuah toko. Salah satu cara yang dianjurkan bapak saya waktu itu, jika saya lupa harga barang maka carilah harga belinya di nota pembelian (kulakan) yang biasanya diarsip cukup rapi dengan urut tanggal.

Masalahnya bertambah kalau ternyata barang yang dimaksud tidak saya ketahui kapan persisnya tanggal pembeliannya – tentu saja saya harus membuka satu-persatu nota pembelian yang sudah menumpuk tersebut dan mencari nama barang yang sesuai sekedar untuk melihat harganya. Dan harus pula diingat bahwa harga beli harus menggunakan yang terbaru karena waktu itu sudah mulai ada kecenderungan perubahan harga barang. Salah-salah saya akan menjual barang dengan harga pembelian yang lama – dan ketika digunakan untuk kulakan sudah tidak cukup lagi.

Kembali pada soal sistem, waktu itu saya belum tahu dan mengenal istilah sistem informasi – apalagi akuntansi atau manajemen – maklum saya masih kelas satu SMP. Akan tetapi rasa ingin tahu yang demikian besar membuat saya mencari dan terus mencari berbagai sumber dan informasi yang saya butuhkan untuk memecahkan masalah saya dan orang tua saya tersebut. Dan akhirnya saya menemukan sebuah pencerahan pada sebuah buku teks matematika. Di buku itu ada sebuah contoh pengkodean (coding) untuk mengidentifikasi secara unik dan rahasia atas suatu obyek.

Inilah inspirasi pertama yang saya jadikan referensi untuk membuat sebuah sistem pengkodean untuk harga barang dagangan di toko ayah saya. Sebuah kombinasi huruf (yang membentuk kalimat unik) yang melambangkan angka 0 (nol) sampai 9 (sembilan) dan akhirnya saya gunakan sebagai alat untuk mencatat (menuliskan) harga pokok barang dagangan di toko – yang dilekatkan pada barang yang bersangkutan (labeling).

Sejak saat itu, tugas terpenting saya adalah mengecek barang belanjaan ayah yang baru datang dan mencocokkan dengan nota belinya – sekaligus memberikan label (menempel) harga pokok pada barang tersebut – kemudian menyusun dalam lemari atau rak berdasarkan jenis barang. Itulah sistem bisnis yang saya kembangkan dan kenal pertama kali. Meski pada saat itu belum tahu bahwa itulah salah satu atau serangkaian prosedur yang membentuk sebuah sistem bisnis sederhana. Saya bangga bisa membantu orang tua saya – tapi lebih dari itu sebenarnya saya sendiri yang paling diuntungkan karena merasa terbebas dari sebuah masalah yang cukup mengganggu tugas saya membantu orang tua seperti sebelum adanya sistem tersebut.

Memang pada akhirnya semua orang yang sudah merasakan nyamannya sebuah sistem tidak perlu susah-susah menolak apalagi menentang adanya sistem – tapi bagi yang belum merasakan memang tidak ada alasan untuk percaya bahwa ada hal yang bisa membuat sesuatu menjadi lebih baik – yaitu sistem tersebut. Ini merupakan tantangan besar bagi pengembang atau analis sistem – yaitu meyakinkan si calon pemakai bahwa aktivitas atau pekerjaan akan lebih mudah, efektif serta efisien dengan adanya sebuah sistem.

Secara umum bagi seorang wirausaha atau entrepreneur, alasan tidak membangun atau menerapkan sistem bisnis yaitu karena dianggap akan mematikan kreativitas. Sedangkan bagi aktivis sosial, penerapan sistem hanya akan menghambat substansi aktivitas dan membuat orang terjebak pada ativitas rutin dan ritual yang sifatnya administratif. Dan bagi birokrasi pemerintahan jaman dulu, menjalankan sistem dan prosedur seringkali malah menjadi pekerjaan utama – disamping pekerjaan tambahan untuk memberikan layanan publik. Bahkan sering pula sistem menjadi tempat berlindung bagi oknum-oknum yang korup dan culas.

Jika demikian, apakah memang benar bahwa sistem itu justru berarti pemborosan, hal yang tidak substansial (penting), merepotkan dan bahkan cenderung membentuk birokrasi dan menjadi sarang penyamun..?! Jawabannya …tergantung..!? Jika sistem yang dibangun itu tidak sepadan antara cost & benefit – maka itu berarti pemborosan. Dan jika sistem yang dibangun tidak ada fungsi pengendalian internal (internal control) yang baik – maka itu sama artinya dengan membuat sarang penyamun atau justru membuka peluang atau melancarkan proses terjadinya korupsi.

Cagakting! (Catatan agak Penting)
  • Di Sektor Privat/Bisnis
Sistem yang tepat bagi sektor bisnis akan meningkatkan produktifitas, efektifitas biaya dan peningkatan keuntungan perusahaan. Syaratnya, sistem yang dikembangkan tersebut menghasilkan manfaat (benefit) nyata yang lebih besar dibandingkan ongkos (cost) yang dikeluarkan. Contoh, dengan sistem distribusi dan supply chain yang hebat Wal Mart bisa menjadi peritel paling hebat di dunia – setidaknya sampai saat ini.
  • Di Sektor Publik dan (atau) Pemerintahan
Sistem yang tepat bagi sektor publik akan meningkatkan transparansi, partisipasi dan tingkat akuntabilitas pemerintah di mata rakyatnya. Negara akan lebih makmur, berkurangnya korupsi sehingga belanja publik menjadi lebih besar dan akan memicu pertumbuhan ekonomi produktif dengan ongkos yang efisien, mengurangi kemiskinan, pengangguran, termasuk juga kerentanan sosial dan kriminalitas.

Saya jadi teringat pesan Hadratussyaikh KH. Hasyim Ashari – salah satu pendiri Nahdlatul Ulama (NU)  – yang dijadikan sebagai pembukaan AD/ART organisasi Islam terbesar di Indonesia (bahkan dunia) tersebut yang juga baru saja kehilangan salah satu tokoh besarnya (mantan ketua umum PBNU 3 periode) yaitu KH. Abdurrahman Wachid atau kerap disapa Gus Dur.

Pesan atau wasiat KH. Hasyim Ashari tersebut – seperti dikutip oleh Gus Mus (KH. Mustofa Bisri) – kurang lebihnya menyatakan bahwa, kebenaran yang tidak tertata bisa dikalahkan oleh kebathilan (kejahatan) yang teratur dengan baik dan rapi. Ini menjadi penjelas bagi banyak kasus korupsi, penyelewengan, dan ketidakadilan di Indonesia. Bahasa kasarnya, korupsi yang sistematik bisa mengalahkan gerakan anti korupsi yang bersifat sporadis, reaktif, hangat-hangat tahi ayam dan bermodalkan semangat (atau lebih parahnya hanya yel-yel..) belaka.
  • Akhirnya…
Bagi yang menganggap bahwa sistem itu merupakan musuh dari kreativitas – dengan terpaksa harus saya katakan bahwa – anda salah besar. Mengapa? Karena untuk membangun sebuah sistem dibutuhkan kreativitas dan kesabaran tingkat tinggi. Dan dua hal ini sama-sama tidak menariknya baik bagi sektor privat/swasta maupun sektor publik (ormas, orsospol dll) serta pemerintah. Jika di negri ini tingkat kesadaran akan pentingnya sistem masih rendah, mudah-mudahan ini tidak berarti bahwa kreativitas dan kesabaran bangsa kita rendah..!? Semoga….

Riyanto Suwito
0812 271 2426
https://riyantosuwito.wordpress.com
Iklan